FATTURAZIONE ELETTRONICA

Cari Colleghi CONEPRINI,

di seguito potrete trovare le indicazioni e i consigli CONEPRO su come gestire al meglio la fattura elettronica. In allegato anche il formato PDF.

Le premesse operative:

1. NON INVIARE ALCUNA DELEGA MASSIVA ALL'AdE
2. ACCORTEZZA: i contratti SARANNO stipulati direttamente dai nostri clienti
3. GARANTIRE la conservazione decennale a norma
4. GARANTIRE un numero documenti gestiti illimitati
5. GARANTIRE l'acquisizione massiva dei dati per i commercialisti
6. GARANTIRE un partner informatico-tecnico al fianco di CONEPRO
7. NON AVERE PIU' nessun documento cartaceo in studio, ma solo in formato XML.

La ricerca è stata svolta partendo da questi principi base, cercando nello stesso momento un partner valido che potesse essere in grado di aiutarci a risolvere le nostre problematiche (o almeno a provarci), e che sia disponibile per eventuali altri sviluppi e applicativi.

A fronte di ciò, è chiaro che la ricerca non poteva concentrarsi su modelli a basso costo o gratuiti. La missione della commissione informatica della CONEPRO non era quella di trovare un servizio a basso costo; per questo tipo di soluzione è sufficiente andare su Google e cercare “fatture elettronica gratis”.

Allo stesso tempo abbiamo ovviamente tenuto conto anche del lato economico, cercando di venire incontro alle esigenze dei mini-micro clienti.

La ricerca ha impegnato molti colleghi della commissione informatica, per almeno un centinaio di ore.

Nel dettaglio, riprendendo qualcosa già scritto nei giorni passati, abbiamo scelto un servizio che preveda:

• archivio anagrafico dei clienti, delle pubbliche amministrazioni, dei soggetti VIES;
• possibilità di import delle anagrafiche clienti di studio;
• import da QRcode (allo studio, anche un controllo sulla validità del numero di partita iva);
• preparazione di fatture di tutti i tipi, dalla gestione del tipo di IVA alla gestione delle casse di previdenza, dello split payment, della ritenuta d’acconto, dell’imposta di bollo virtuale, ecc…;
• facilitazione per l’emissione delle note di credito parziali o totali, duplicazione delle fatture stesse;
• import da file XML già predisposti da altre procedure;
• invio delle fatture senza doversi preoccupare di alcuna forma di autenticazione;
• possibilità di avere più numerazioni (sezionali);
• ricezione di tutti i documenti, con notifica automatica;
• visualizzazione e creazione in pdf del documento in vari formati;
• download dei documenti compresi eventuali allegati;
• archiviazione automatica a Norma AgID per 10 anni di tutti i documenti transitati per il SdI;
• preavviso automatico del versamento delle marche da bollo virtuali utilizzate nell'anno;
• controllo in tempo reale dei documenti di tutti i clienti (solo Commercialisti);
• possibilità di preparazione ed invio di fatture per conto dei clienti (solo Commercialisti);
• gestione unificata del download massivo di tutti i clienti (solo Commercialisti).

Riepilogando,

1. il cliente avrà un contratto personale, una propria utenza, senza alcun nostro coinvolgimento;
2. tutte la operazioni sulla gestione saranno minime; aggiornamenti software, copie, adeguamenti normativi, privacy ecc… verranno interamente gestiti dal fornitore software;
3. gestione delle fatture tramite web browser, senza alcun applicativo da installare su pc, e utilizzabile con qualsiasi apparecchio dotato di connessione internet;
4. possibilità di nostro controllo e/o download automatico per tutti i documenti del cliente;
5. possibilità di importare in maniera molto semplice i documenti XML del cliente, con opzione di contabilizzazione semiautomatica o automatica, qualora il proprio software di contabilità e/o il connettore lo permetta (alcune aziende stanno “vendendo” connettori che non utilizzano formato XML standard della AdE, ma uno personale non compatibile);
6. possibilità di integrare tutta la procedura di export con eventuale propria gestione documentale (con particolare riferimento al progetto cloud).

Tutte queste operazioni vengono svolte non da tutti, ma da molti operatori; però con nessuno abbiamo avuto la possibilità di interagire e di creare qualcosa di particolare.

Con l’operatore informatico prescelto abbiamo avuto la possibilità fare tutto ciò ed inoltre di condividere progetti di miglioramento e iniziare una partnership con CONEPRO

I vantaggi immediati e ben visibili sono:

• creazione di applicazione di download massivo schedulato per tutti i documenti di tutti i clienti, con possibilità di memorizzazione nelle singole cartelle, senza dover nemmeno entrare nella procedura. Questo ci permetterà di non dover effettuare download per ogni cliente (si pensi ad avere 100 clienti da controllare periodicamente, e per i quali effettuare ogni volta il download nella giusta cartella di ognuno), ma demandare l’operazione a un certo orario al PC direttamente. Per coloro che hanno la possibilità di gestire nel proprio connettore i file XML standard (come dovrebbe essere per tutti), vorrà dire che entrando nel programma di contabilità, vedremo già tutti i file catalogati nella sezione della fattura elettronica, come se il nostro cliente venisse ogni mattina di tutti i giorni a portarci i documenti (senza doverli inserire in una cassetta e poi nel raccoglitore ad anelli);
• sponsorizzazione di convegni organizzati da CONEPRO, per avere da una parte il contatto diretto con la azienda, dall'altra la possibilità di organizzarli senza farci carico delle spese;
• organizzazione di webinar tecnici diretti, dando la possibilità di partecipare anche a coloro che si trovano lontani dal luogo dell’evento;
• riduzione canone per i più piccoli, con un numero limitato di documenti.

Varie soluzioni, segnalate anche dagli voi, sono state oggetto di profonda analisi. Sulla base delle premesse tecniche e sulla base di un feedback operativo riscontrato, è stata scelta una azienda di Milano.

L’azienda prescelta si chiama Gestisco.it di Cesarini Alessandro

https://www.gestisco.it/

ed il prodotto

https://fatturapro.click/

I prezzi, tralasciando il “base gratis” (limitato a 10 documenti) e lo “standard” (senza ciclo passivo):

1. PREMIUM, canone dal costo di € 69 l’anno (in promozione a 49 per il primo periodo), emissione e ricezione di un numero illimitato di documenti, assistenza telefonica e tramite chat (visibile sul sito):
2. SMALL PREMIUM (nome ancora provvisorio) canone dal costo di € 35 l’anno, emissione e ricezione limitate a 100 documenti, nessuna assistenza telefonica e chat (offerta riservata ai clienti Conepro, non visibile sul sito). Opzione adatta a piccoli clienti che probabilmente chiameranno sempre e solo noi commercialisti per risolvere i loro problemi.

Infine, il giorno 29 novembre alle ore 10, ci sarà una diretta con la partecipazione del presidente Conepro Renato Burigana, del presidente commissione informatica Marco Bassi e di tutti i componenti della commissione stessa, e soprattutto da Alessandro Cesarini, titolare di Gestisco.it, per illustrare il completo funzionamento della procedura. Il collegamento avverrà tramite avvenimento in diretta su YouTube. Sulla nostra chat, verrà pubblicato il link di partecipazione.

Si chiede la presenza di tutti, anche di coloro che hanno già scelto altre strade, per mostrare la presenza massiccia di Conepro.

In ogni caso, rimango a disposizione per eventuali chiarimenti.

Buona serata